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幹事について

団体旅行の幹事は、参加者の方々の意見を聞くだけの御用聞きではありません。幹事は予算やスケジュールを元として、確実に、そして参加者の方々に旅行を楽しんでもらえるように、率先して手を売っていく指揮官のような役目も持っています。
団体旅行という大きな作戦を成功させようと思うなら、意見を聞き入れるだけではいけません。時には「駄目だ」と断るのも必要なことですし、場合によっては独断専行で決定をしてしまうことも必要になります。
なぜなら、全ての事柄を、すべての人が完全に納得することはできませんし、それをしようと思うと、たいへん長い時間が必要になります。

団体旅行の行き先からして、全ての人がここが良いということを聞いて回っていると、どこに行けば良いのかわからないというところもあります。

また、団体旅行は個人の旅行と比べると、スケジュールを先に決めておかないと、宿の手配だけでなく、食事、見学などの予約、バス、飛行機、新幹線をはじめとする交通手段を確保する必要があるので、一々決断を先延ばしにしていると、目的地に行くことすらままならなくなります。

独裁政治をしろということではありませんが、時には幹事が周囲の意見を押さえて、最良の手段を取れるようにしておかなければいけません。

もし、それを自分で行うのが難しい場合は、旅行会社に全て任せてしまうのも手でしょう。
旅行会社のパッケージングしたプランであれば、幹事相手には強気な人でも納得してしまうこともあるからです。

宿の部屋割りについて

団体旅行を行なうときは、殆どの場合、ツインルームやトリプルルームといった、複数人での相部屋が基本になります。学生の旅行などでは、和室を借りて枕を並べるというのも人気です。
ここで問題になるのが部屋割りの問題です。

こればかりは旅行会社の方で勝手に決めることは難しいことです。
勝手に部屋割りを決めると、どうしても相性の悪い部屋や、男女混合の部屋になったりして気まずかったり、あるいは、特に企業では上役と新入社員が同じ部屋になって、お互い気まずかったりして楽しい旅行が、微妙な思い出になってしまうことも考えられます。

できれば、部屋割りについては仲の良い社員同士や同期同士など、ある程度普段から一緒にいるグループでまとめてしまうと良いでしょう。
もし、社員間の中が良かったり、団体内の年齢差がなければそれもチャンスです。団体旅行の幹事の方は、旅行の際の部屋割りをくじ引きやあみだくじにすることで、場を盛り上げることが可能です。

また、体調が悪い人や、様々な事情でどうしても個室が良いという方もいるかもしれません。幹事の方はそうした方の意見も汲み取って、必要な対応を講じましょう。

学生旅行の場合は、予算も気になるところです。狭い部屋を複数借りるくらいなら、大きな部屋を一室借りるほうが安く済む場合もありますので、予算などと相談して、借りる部屋の数や広さを検討しましょう。

部屋割りに迷った時は、旅行の参加者に直接聞くのも、一番かもしれません。